Žraloci na home office: Jak to máme ve StartupJobs nastaveno?

Disclaimer: Je dobré si říct, že jsme vždycky byli firmou, kde raději pracujeme na jasných úkolech, než abychom se nad vším scházeli a měli schůzky pro schůzky. Těch vždy bylo minimum.

Základ komunikace: Slack

Potkal jsem v poslední době spoustu článků a diskuzí, které v podstatě prohlašují Slack za toxický nástroj. Nevím, jak jinde, ale nám to funguje. A fungovalo nám to i když jsme byli v kanceláři. Ano, možná to zní divně, ale i když jsme jeden na druhého viděli a mohli jsme spolu mluvit, častokrát jsme si mezi sebou psali na Slacku.

Proč? Možná to bude tím, že nebereme Slack jako nástroj pro okamžitou komunikaci, ale pracujeme s ním asynchronně. Pošlu ti zprávu, ale neočekávám okamžitou reakci. Pokud mám něco rozdělaného, tak prostě neodpovím hned a odepíšu, jak budu mít prostor. To je podle mě efektivnější, než k někomu fyzicky dojít a zaklepat mu na rameno. Přerušit ho tak uprostřed myšlenky. A je to i jedna z věcí, na které upozorňuji nováčky. Může se stát, že ti napíšu zprávu v jednu v noci. Dobře si nastav notifikace, protože já na tu zprávu určitě nechci odpověď hned, ale budu na ni chtít odpověď jak začne běžná pracovní doba. Navíc se ve Slacku vše dá dohledat, proto i když něco osobně probíráme, častokrát zazní, ať mi to někdo pošle do Slacku. Ostatně i proto si Slack platíme, aby nám zprávy nezmizely.

A samozřejmě ve Slacku si můžeme posílat GIFy, máme tam kanál s poníky a úplně nejoblíbenější je kanál #picture_of_the_day s někdy velmi bizarními úlovky.

Z tohoto pohledu tak přechod na home office pro naši komunikaci tolik zásadní nebyl. Změna se dotkla ale aktivit, u kterých jsme se obvykle viděli tváří v tvář.

. . .

Pondělní schůzky one-to-one

V mnoha rozhovorech se mě ptali na takové naše specifikum. A to, že se obvykle potkávám každé pondělí s každým z týmu. Sedneme si do našich “terapeutických” křesel a řešíme tu pracovní věci, tu osobní věci, tu cokoliv nás napadne. Jak se každému chce. Přiznám se, že se mi to v této velikosti týmu už nedaří každý týden, ale snažím se s každým takto “pokecat” minimálně jednou měsíčně.

Toto jsme převedli do online podoby. Každé pondělí mám vypsány dvacetiminutové sloty skrz celý den přes YouCanBook.me. A na ty se může kdokoliv z týmu zabookovat. Některé pondělky je to i “povinné”, aby platilo, že si s každým zavolám alespoň jednou měsíčně. Zvlášť v aktuální situaci mi to přijde důležité mít prostor se pobavit s každým individuálně, častokrát si třeba doupřesnit, co zaznělo na společném meetingu, nebo se doptat, jak si na tom firma aktuálně stojí. Technicky se pak spojíme přes Google Meet.

Přiznám se, že je to někdy hodně náročné mít za den tolik dvacetiminutovek v rychlém sledu. A pokaždé mě mrzí, že musím naši diskuzi utnout a přesunout se na další zabookovaný hovor. Doporučuji si vybookovat čas také na oběd a nějakou přestávku, na kterou se nedá objednat.

. . .

Čtvrteční celofiremní meetingy

Už několik let platí, že ve ČTtvrtek ve ČTyři se potkáváme celý tým u jednoho stolu. Máme něco dobrého k jídlu, probereme neformálně aktuality, pustíme si bizarní věci, co jsme v poslední době potkali, a zasmějeme se. Jenže tenhle formát v online prostředí dost kulhá. Zkoušeli jsme to, ale nakonec jsme si odhlasovali (ve Slacku, jak jinak), že čtvrteční meetingy budeme dělat jen, pokud bude nějaký obsah ke sdělení.

Aktuálně tak máme v chodu dva čtvrtky v měsíci. Poslední čtvrtek v měsíci je věnován aktuálním opatřením, protože platí, že všechna opatření chceme přijímat dopředu, proto když už zhruba víme, jak dopadne celý měsíc, probereme aktuální situaci a připravíme se na ten další.

Poté hned další týden je první čtvrtek v měsíci, kdy mám připravenou prezentaci shrnující minulý měsíc, aktuální čísla a aktivity. Vše jedeme opět přes Google Meet, projedu prezentaci, prodiskutujeme, co je potřeba a pak se pomalu vytratíme, podle toho, jak se vyvíjí debata.

Na základě feedbacku jsem začal po meetingu posílat do Slacku shrnutí toho, co se probralo, protože ne vždycky má člověk jistotu, že všichni slyšeli všechno. V druhé minutě mohlo vypadnout na chvíli spojení a myšlenka neměla pointu. To shrnutí zásadních věcí do Slacku vyřeší. Zvlášť pokud se přijímají nějaká opatření.

. . .

Organizace týdne a hlasování

Před začátkem týdne (buď se mi povede v pátek odpoledne nebo v neděli večer) také posílám do Slacku organizaci týdne aneb to, co nás ten týden čeká. Jsou tam instrukce k bookování na one-to-one s dodatkem, jestli je pro všechny nebo jen pro zájemce, informace o pravidelných poradách jednotlivých týmů, jestli ve čtvrtek bude či nebude týmový online meeting. Samozřejmě je to pak doplněno o aktuality nebo zásadní věci, které nás v tom týdnu čekají.

Běžné meetingy, které máme týdně v týmech marketingu, obchodu, produktu nebo PR se pak jen z naší zasedačky přesunuly na Google Meet. Probíhají tak zcela beze změny.

A Slack využíváme i když je potřeba něco rozhodnout ve větším počtu. Udělali jsme tak například hlasování o naší obecné krizové strategii. Připravil jsem dva koncepty, jak se můžeme na následující měsíce dívat a prostým výběrem mezi ? a ? mohli žraloci hlasovat o tom, kam se celá firma vydá a jak přísná opatření přijme.

. . .

Obecně tak platí, že nemožnost osobní komunikace kompenzujeme zvýšenou komunikací v rámci Slacku. Já sám se snažím komunikovat o trochu více, než je mi přirozené, a myslím, že to funguje. V aktuálním nastavení je podle mého nejlepší, že všechno máme online a zpětně dohledatelné. Pokud tak někomu vypadl signál nebo byl týden na dovolené, může snadno zjistit aktuální stav věcí. A vždy opakuji, že jsem prakticky 24/7 kýmkoliv z týmu k zastižení, pokud by chtěl cokoliv řešit. Stačí napsat.